OHSAS18000体系

职业健康安全管理体系认证简介(四)

六:职业健康安全管理体系文件的编制原则
1.符合性

编制一体化管理体系文件应做到“两符合”,既要符合ISO 45001标准的所有要求,又要符合企业的特点。上述标准是组织建立一体化管理体系的依据,必须深刻理解标准条款的涵义,转化到体系文件中去,不要回避和遗漏。但是,由于标准的适用范围很广,标准本身只提出一些基本要求,而企业的情况千差万别,因此,企业应根据自身的职业健康安全管理情况和问题,来进行策划和实施,切忌文件一般化。

2.层次性

通过一定的结构形式,体现文件的层次性。它反映在文件与文件之间和上下左右关系,它反映在每一个文件内的章、条、段的安排上层次分明性。

层次性的基本原则是:上层覆盖下层,下层支持上层。例如:程序文件是对管理手册的支持,作业文件是对程序文件的支持。一般情况下,下层文件不得违反上层文件的规定。下文件应比上层文件更具体。

3.协调性

文件与文件之间接口明晰,职责分清,协调有序,上下呼应,互不矛盾。同一层次文件之或不同层次文件之间在职责、要求方面要一致,上下层次文件应连贯、衔接和对应。

4.规范性

文件结构统一,体例统一,格式规范,字号统一。

5.实用性

文件主题清晰、明确,内容针对性强,简明扼要,通俗易懂。内容与实际紧密结合。

有关要求循序渐近,做不到的不可超前编入,切忌生搬硬套,要讲求文件的可操作性。

对每个过程进行描述内容一般如下:

a.范围,简要描述该过程的目标和实用的活动、产品或服务的范围。

b.规范性文件,以提供文件查询途径,即要附上相关的文件编号或名称等。

c.定义,其目的是为了准确界定术语的含义,防止误解。

d.职责,描述此过程的主管部门及相关部门,明确职责及权限。

e.职业健康安全标准中以下过程通常应形成相应的程序文件:

(1)相关方;(2)风险和机遇;

(3)合规义务和合规性评价;(4)危险源辨识与风险评价;

(5)人力资源;(6)沟通;

(7)文件和纪录;(8)运行控制;

(9)应急准备和响应;(10)内部审核;

(11)管理评审;(12)绩效监测和测量;

(13)事故(事件)报告、调查与处理;(14)改进和纠正措施。

对上述过程,管理手册应简要描述实施该体系过程中工作内容和要求,对如何实施的方法和程序在管理手册中不作详细描述,避免与程序文件重复。在手册中应相对详细地描述实施该过程中工作内容和要求,并结合组织活动、产品和服务的特点来进行描述。

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